Una infraestructura física que perdía vigencia

Desde años previos, la Cámara de Representantes de Colombia contaba con un servicio de correo electrónico basado en servidores locales. Sin embargo, este servicio generaba constantemente inconvenientes e incidentes. Por ejemplo, el almacenamiento de 1 GB por usuario llevaba a que las bandejas lleguen a sus límites de capacidad frecuentemente. “Asimismo, no contábamos con una buena herramienta de mensajería instantánea. En el pasado, utilizamos IceWarp, lo que nos traía frecuentes dificultades: múltiples fallas en cuanto a la recepción de los mensajes, constantemente se enviaban mensajes muy importantes y no llegaban, la plataforma quedaba fuera de línea. Todo esto nos obligaba a hacer uso de herramientas de comunicación instantánea alternativas (típicamente, WhatsApp), sin el dominio oficial de la Cámara”, señala Sebastián del Toro, Ingeniero de Tecnologías de la Información.

De hecho, la Cámara venía arrastrando muchos inconvenientes propios de la plataforma. No se contaba con un filtro de seguridad apropiado y esto se reflejaba en bandejas de entrada que constantemente se llenaban de spam. Sumado a ello, la infraestructura sobre la que se basaba el correo tenía problemas de accesibilidad: al ser local, no se podía acceder remotamente. Así, funcionarios que trabajaban o debían cumplir alguna misión fuera de Bogotá, no podían acceder a sus correos.

Este antecedente llevó a la Cámara a contratar Google Workspace.


Covid-19 y la necesidad de subirse a la nube

Se ofreció Google Workspace como solución. Se eliminó la dependencia de los servidores locales para la información crítica de sus correos. En una fase inicial, el licenciamiento fue Basic; de este modo, el almacenamiento pasó de 1 GB a 30 GB por licencia.

La migración de Google Workspace se llevó a cabo en 03 fases:

Primera Fase: Migración del equipo de tecnología

Segunda Fase: Pioneros, 78 personas que son sponsors en las diferentes comisiones de la Cámara y personal administrativo.

Tercera Fase: El 100% de los usuarios salen en vivo y se inicia a trabajar con la plataforma.

Luego de la activación y migración de las licencias, se dio lugar al lanzamiento y socialización de las herramientas de la nueva plataforma adoptada. Esto incluyó sesiones de usuario técnico, el acompañamiento durante el día de la salida en vivo en la entidad y la divulgación en medios. Finalmente, el equipo de change management de Xertica lideró la habilitación de los usuarios en todas las herramientas de Google Workspace a través de un site de autoaprendizaje y las sesiones de capacitación sobre funcionalidades presenciales y virtuales.


Covid-19 y el reto de mantener las funciones legislativas

Durante la pandemia por el Covid-19, se utilizó Meet para que las sesiones legislativas se dieran de forma virtual y, desde el área de Servicios de Xertica, se creó una extensión donde se montó una plataforma desde donde se puede verificar el control de asistencia, votaciones en línea, mociones de orden, documentos adjuntos y otras acciones como:

- Validación de Acceso
- Toma de Asistencia
- Acceso a Videoconferencia Meet
- Votación Nominal (Orden del día, entre otras)
- Control del Tiempo
- Pedida de Palabra (Moderación y Seguimiento)
- Reportes
- Perfilamiento según roles de los asistentes y actores del proceso

Como resalta Alejandro Muñoz, Asesor de Política de Gobierno Digital: “El Covid-19 nos cambió la forma de trabajar. En Colombia se inició un proceso de cuarentena obligatoria, lo que generó que los Honorables Representantes a la Cámara y el equipo administrativo no pudiesen asistir de forma presencial a las oficinas. Por este motivo, se inicia todo un proceso de llevar los procesos presenciales a la virtualidad, que empezó con el uso de Meet para que las sesiones legislativas se generen de forma virtual mediante el agendamiento de las sesiones a través de Calendar. Adicionalmente, nos vimos en la necesidad de crear un aplicativo de control de las Sesiones de plenarias virtuales. Xertica nos acompañó en dicho proyecto”.

Asimismo, se creó un módulo de Sesiones de Comisiones que deben contar con las mismas herramientas y perfiles, dividiendo la plataforma para Sesiones Plenarias y Sesiones de Comisiones.


Impacto

Con Google Workspace, la Cámara de Representantes adoptó un teletrabajo a nivel Enterprise que incluye la siguientes funcionalidades:

- Seguridad y respaldo de la información
- Plenarias abiertas información pública al ciudadano
- Transmisión de plenarias en Vivo a través de YouTube
- Grabación como Transparencia Pública.
- Acompañamiento y soporte constante

Más allá de permitirle mantenerse vigente a pesar de la cuarentena derivada de la propagación global del Covid.19, Google Workspace ha impulsado a la Cámara de Representantes a transformar la forma como sus equipos trabajan. Como concluye Dary Hurtado, Ingeniera del Equipo de Sistemas: “A través de los informes del administrador, nosotros podemos ver el uso de las herramientas. El incremento ha sido notable. Incluso funcionarios que antes no tenían asignadas cuentas de correo electrónico, ahora han empezado a solicitar acceder a la plataforma e incluso aprender sobre lo nuevo que trae Google Workspace”.

En suma, la implementación de Google Workspace liderada por Xertica le dio movilidad a los Honorables Representantes de la Cámara y se eliminaron los problemas de sincronización: la posibilidad de acceder a correos, archivos y comunicación desde dispositivos en remoto (laptops, desktops, tablets, celulares). Durante la pandemia por el Covid-19, gracias al uso de Meet, las sesiones legislativas se han podido desarrollar de forma virtual sin problemas.