El reto: habilitación tecnológica, eficiencia, productividad y seguridad

Al tratarse de uno de los principales grupos económicos del Ecuador, la ruta marcada por un proceso inicial de habilitación tecnológica se hacía ineludible para Corporación El Rosado. El holding, que reúne a alrededor de 3,000 trabajadores, se había planteado la necesidad de hacer esfuerzos en términos de eficiencia, colaboración y productividad, así como de tecnología y administración de una plataforma e infraestructura en la nube. En ese sentido, Ángel Elizalde, Jefe de Aplicaciones y Soporte Ofimático en Corporación El Rosado, señala: “Nosotros veníamos con una implementación on premise de Microsoft Exchange y utilizábamos Office, correos POP o IMAP. Sin embargo, deseábamos una herramientas que fuera en la nube. ¿Por qué? Teníamos problemas de enlace y de plataforma. De esto nació la necesidad de buscar una herramienta que nos permita trabajar y colaborar en línea. G Suite fue la herramienta que adoptamos”.

Con el proveedor previo, a pesar de que El Rosado contaba con una buena política de control, se presentaban constantemente problemas de RBL (listas negras de spam), lo que llevaba a que los correos enviados terminaran en la casilla de spam de los destinatarios. Un problema adicional era la disponibilidad de datos. En contraste, G Suite está en la nube, en independencia del hardware, del sistema operativo o de la plataforma que la mantenga. “Eso nos ha dado un impulso bastante grande porque nos hemos desligado de la administración de esa arquitectura y de esa infraestructura. Ahora nos dedicamos más bien a controlar la plataforma y más nada”, resalta Elizalde.

Fue así que El Rosado acude a Xertica. ¿El reto? Ayudar a la organización a mejorar la efectividad de sus comunicaciones haciendo uso de G Suite y a través de soluciones innovadoras. Así, la implementación del servicio de acceso a las aplicaciones de G Suite se inició para un total de 1,500 usuarios (1,150 Basic y 350 Business).


Comunicación efectiva y seguridad

El paso inicial para El Rosado consistía en mejorar la calidad de la comunicación y colaboración al interior de la organización. Esto teniendo como referencia que limitar el envío de las comunicaciones únicamente al correo electrónico o medios físicos implica una efectividad menor al 50%. En ese sentido, se lograron los siguientes avances:

- Mejorar la efectividad de la comunicación a través de nuevos canales de comunicación.
- Lograr una comunicación directa y efectiva con los grupos de interés, sin necesidad de incurrir en altos costos usando nuevas herramientas.
- Habilitar mecanismos de retroalimentación por parte de los receptores de la información con relación a los mensajes enviados a través de estos canales.
- Facilitar el acceso y oportunidad de la información, reduciendo de esta forma costos asociados a los procesos de comunicación.
- Reducir el consumo de papel utilizado en comunicaciones corporativas.

Ciertamente, la adopción de G Suite fluyó ágilmente en tanto gran porcentaje de los colaboradores de El Rosado ya tenía experiencia como usuario de Google. Como refiere Ángel Elizalde: “¿Quién no conoce Gmail? Todo el mundo”.

Siendo El Rosado una compañía de gran envergadura y con un flujo de información diaria ahora ubicada en la nube de Google, la preocupación del equipo de TI se enmarca en la necesidad de una plataforma de seguridad de alto estándar. Al respecto, Xertica asumió la tarea de ayudar a la organización a disminuir riesgos en seguridad informática y a cuidar sus activos a cabalidad en toda la organización.

A partir de un diagnóstico inicial, Xertica identificó tres activos por proteger: información, infraestructura y usuarios. Las amenazas: robo o eliminación de información valiosa, suplantación de identidad, estafa, pérdidas financieras, virus o programas maliciosos, spam y phishing.


Beneficios de comunicación e infraestructura

E“(Gracias a la adopción de G Suite), todas nuestras áreas están comunicadas, no tienen la necesidad de -como trabajábamos antes- ir a la oficina para poder utilizar su correo electrónico. El adoptar esta herramientas nos ha proporcionado mucha apertura para que nuestros colaboradores estén habilitados a trabajar desde casa”, refiere Elizalde.

Respecto a los beneficios de tecnología, agrega: “El principal beneficio para mí como administrador es poder brindar un servicio 24/7, con SLA (Service Level Agreement) bastante claros a mis usuarios; poner a su disposición herramientas Ofimáticas, colaboración en línea, comunicaciones y correo electrónico con todos ellos y que esto fortalezca otros procesos de la empresa como facturación, despacho, bodegas, entre otros”.


Métricas de adopción durante marzo del 2020

- 84.8% de adopción de Gmail.
- 3,806 archivos compartidos con usuarios externos.
- 55,558 archivos compartidos con usuarios internos.
- 8,968 correos enviados desde Gmail.
- 39,316 correos recibidos en Gmail.
- 1’022,139 MB en archivos almacenados en Drive.
- 9’944,825 MB en archivos almacenados en Gmail.