EL RETO

El Municipio de Culiacán se enfrentaba a un desafío crucial, utilizaba un correo legado basado en el protocolo IMAP, lo cual resultaba en una comunicación poco confiable y carecía de herramientas eficientes de colaboración. Además, su servidor presentaba múltiples fallas, y no contaban con herramientas efectivas que les permitieran gestionar su correo, información y contactos de manera organizada y segura en una sola plataforma.

‍“El correo que utilizabamos tenía muchas restricciones. Realmente no era algo viable porque carecía de innovación al ser de código libre. Tenemos muchos colaboradores que están con nosotros 20 años y necesitábamos una herramienta intuitiva que nos permitiera aprender rápidamente y empezar a transformarnos de manera digital. Una herramienta que abarque un todo en uno y tengamos la posibilidad de crecer con ella: encontrar una manera de comunicarnos más allá del papel.” Lic. Andrea Vidales, Directora de TI

‍Estas limitaciones representaban una necesidad apremiante para el Municipio de Culiacán, ya que dificultaban su capacidad de funcionamiento diario además de presentar un importante problema de seguridad. Por ende, resultaba fundamental encontrar una solución que pudiera agrupar todos estos requisitos en una sola plataforma. Consciente de la importancia de la transformación tecnológica, el municipio de Culiacán se embarcó en un proceso que tenía como objetivo utilizar la tecnología como un catalizador para brindar más y mejores servicios a la ciudadanía; es en este punto en donde la alianza estratégica con Xertica y Google Workspace cobra vital importancia. 

LA IMPLEMENTACIÓN

La solución para el Municipio de Culiacán fue llevada a cabo de manera expedita, enfocándose en la rápida implementación de las licencias de Google Workspace y la comunicación con los usuarios. Esto permitió que se pudiera establecer un plan de transferencia de conocimientos ágil para ejecutar las 48 sesiones acordadas en el contrato. En total, se implementaron 1200 licencias, brindando a los usuarios del municipio acceso a todas las funcionalidades y herramientas de Google Workspace necesarias para mejorar su comunicación y colaboración.

La implementación realizada en el Municipio de Culiacán se dividió en tres fases: Core IT, Early Adopters y Go Live, siguiendo la metodología y las mejores prácticas de Google. Este enfoque permitió que la organización adoptara todas las herramientas de comunicación y colaboración que ofrece Workspace, generando un cambio significativo en la forma en que el municipio venía trabajando y llevándolos a un nuevo nivel de desempeño en todas sus actividades diarias relacionadas con el correo, el manejo de datos y la información.

El proceso fue meticulosamente planificado por el equipo del municipio en colaboración con Xertica. La entrega de las licencias se realizó de forma rápida pero organizada, teniendo en cuenta las limitaciones del servidor legado. Además, se coordinaron las capacitaciones con todo el equipo de comunicación del municipio, con el objetivo de alcanzar a la mayor cantidad posible de empleados.

Con respecto a la transferencia de conocimientos, se realizaron un total de 48 sesiones de capacitación en modalidad virtual. Estas sesiones fueron distribuidas en diferentes temas, adaptándose a las fases en las que se encontraba el proceso. De esta manera, se garantizó una formación completa y adaptada a las necesidades de cada grupo de usuarios.

‍Lic. Andrea Vidales comenta: “El trabajar con Xertica estuvo muy bien. Nosotros de manera interna asignamos un equipo particular para asegurarnos que esta transición se diera de la mejor manera. Xertica fue un gran apoyo al momento de capacitarnos, acompañarnos dentro de estos cambios. En conjunto pudimos trabajar hasta lograr la meta. Hemos avanzado poco a poco y de manera constante, es un orgullo.”

‍Además, se proporcionó soporte técnico, con un horario de atención de 5x8; esto aseguró que el municipio contara con asistencia técnica en la ejecución de labores diarias sobre el panel de WorkSpace, así como para la resolución de incidencias o solicitudes que pudieran surgir durante el uso de la plataforma.

RESULTADOS Y BENEFICIOS

El Municipio de Culiacán considera a Google Workspace como una herramienta idónea para desplegar todas sus actividades diarias. Como parte de la actualización de sus plataformas tecnológicas, encontraron en esta herramienta una solución integral de colaboración y comunicación que permite a sus colaboradores desarrollar sus funciones de manera efectiva, optimizando los procesos del municipio. 

Los resultados y beneficios obtenidos fueron significativos. La implementación en fases permitió una transición ordenada y una adopción gradual de las herramientas de Google Workspace; esto se tradujo en una mejora sustancial en la eficiencia y productividad de las actividades diarias del municipio, especialmente en lo que respecta al manejo de correos, datos e información. La implementación bien planificada y la adopción de Google Workspace como plataforma de trabajo han contribuido a optimizar los procesos internos del municipio, promoviendo una comunicación más fluida y una colaboración efectiva entre los empleados.

“Ahora que conocemos las ventajas de trabajar con Google Workspace, nos gustaría empezar a implementar herramientas digitales para darle agilidad a nuestros trámites y al apoyo al ciudadano. Darle trazabilidad a nuestras operaciones y seguir nuestro camino de transformación digital.” Lic. Andrea Vidales, Directora de Innovación Tecnológica y Estratégias Digitales del Municipio de Culiacán.

Es importante destacar el acompañamiento de Xertica durante este proceso. A través de las sesiones de transferencia de conocimientos en donde el enfoque estuvo en la utilización de herramientas como Google Docs y Google Sheet en donde el trabajo puede realizarse de manera colaborativa y de Google Meet que les permite a los colaboradores reunirse de manera virtual evitando así la movilidad entre edificios y optimizando tiempos. 

Para Xertica, es un honor formar parte de esta habilitación y de seguir el camino a la transformación digital de esta entidad que ya cuenta con todos los beneficios de Google Workspace en su operación diaria.