EL DESAFÍO DE IFREM: REALIZAR UN PROCESO DE TRANSFORMACIÓN QUE REEMPLACE SU PLATAFORMA DE CORREO ELECTRÓNICO ACTUAL A UNA SOLUCIÓN QUE FACILITE EL TRABAJO REMOTO, LA COLABORACIÓN Y LA PRODUCTIVIDAD

IFREM tenía la necesidad de actualizar su plataforma de correo electrónico con el objetivo de que su equipo de trabajo pueda trabajar remotamente, a través de una solución que les permitiera trabajar de manera colaborativa y eficiente en su entorno empresarial. Además, requerían una mayor seguridad y control para los administradores de TI que protegen información confidencial.

El principal desafío del proyecto fue la migración de las 400 cuentas de correo electrónico en un plazo de tan solo dos semanas. Además, era necesario capacitar a los usuarios de TI en la administración de la consola y a los usuarios en el uso de las herramientas de Google Workspace para garantizar una adopción efectiva de la nueva plataforma.

LA SOLUCIÓN DE XERTICA: HABILITACIÓN DE LA SOLUCIÓN DE COLABORACIÓN Y PRODUCTIVIDAD GOOGLE WORKSPACE

Para abordar los desafíos planteados, Xertica propuso una solución integral que incluyó la implementación de licencias de Google Workspace Starter y Standard para los 400 usuarios. La migración de las 400 cuentas se llevó a cabo utilizando Cloud en formato Multi-Server, lo que permitió una transferencia rápida y confiable de correos electrónicos y contactos. Para asegurar una transición sin problemas, Xertica proporcionó asistencia y monitoreo durante la migración.

Además, se realizaron 10 sesiones de capacitación, dos de ellas para la consola de administración y ocho para los usuarios finales. Estas sesiones permitieron que los colaboradores de IFREM se familiarizaran con las funciones de Google Workspace y aprendieran a aprovechar al máximo las herramientas disponibles favoreciendo así la transformación digital de la institución.

RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE GOOGLE WORKSPACE: MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD Y REDUCCION DE COSTOS.

‍“Nosotros vemos dos aspectos: el producto y el servicio. En ambos, hemos tenido excelentes experiencias. Venimos de plataformas tradicionales en donde teníamos muchos problemas. Con Google Workspace mejoramos el servicio, seguridad, tiempos de atención y disponibilidad. La asesoría de Xertica siempre ha sido óptima, como partners nos han dado muchos valores agregados en cuanto al proceso de cambio, capacitación y soporte. Xertica es de primer nivel.” Adrián Hernández- Jefe de departamento de soporte técnico de IFREM

‍La implementación ha conllevado grandes cambios dentro de la institución. Parte de estos incluyen:

- 15% de reducción en el presupuesto en comparación con su plataforma anterior.
- 400 colaboradores comenzaron a trabajar de manera colaborativa y en tiempo real, lo que permitió una mayor eficiencia en la toma de decisiones y en la resolución de problemas. 
- 100% de los colaboradores están capacitados para utilizar Google Workspace bajo las mejores prácticas de Google a través de la plataforma Yo Aprendo Apps de Xertica.

‍“La solución Workspace de Google es parte de la estrategia de transformación digital del IFREM, misma que ha permitido ofrecer trámites y servicios registrales y notariales de manera digital en beneficio de los ciudadanos.” Añade Adrián Hernández.

‍Yo AprendoApps es una plataforma exclusiva de Xertica en donde los clientes tienen acceso ilimitado a capacitaciones de Google Workspace realizadas bajo las mejores prácticas de Google. Gracias a esta, los usuarios pueden revisar cuantas veces sea necesario cada temática y aprender a su propio ritmo.

BENEFICIOS DE LA MIGRACIÓN A GOOGLE WORKSPACE CON XERTICA: Trabajo colaborativo, soporte y seguridad de la información

‍Al migrar a Google Workspace, el Instituto de la Función Registral del Estado de México obtuvo una amplia variedad de herramientas de productividad, incluyendo Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets y Google Slides, lo que les permitió trabajar de manera híbrida, colaborativa y en tiempo real. Además, gracias a la asistencia y monitoreo de Xertica, todos los colaboradores se adaptaron a la nueva plataforma de manera independiente a través de Yo Aprendo Apps y a través de las capacitaciones del proyecto.

‍Elizabeth Zepeda, Administradora de Proyectos de TICs  de IFREM comenta: “Gracias a esta implementación hemos adoptado la buena práctica de seguir innovando. Somos unos de los organismos de gobierno que cuenta con mayor tecnología en cuanto a infraestructura, servicio y la idea es seguir innovando para mantener a la vanguardia nuestro servicio y nuestra institución. La experiencia en la implementación con Xertica fue muy grata, muy ágil, con mucha comunicación y estamos contentos de tenerlos como partners.”

‍Otro beneficio significativo fue la reducción del presupuesto en un aproximado del 15% con respecto a la plataforma anterior, lo que representó un ahorro importante para la institución. Además, gracias al control que tiene el administrador de la consola de Google Workspace, se mejoró la seguridad de la información y se redujo el tiempo de respuesta de los colaboradores, lo que permitió agilizar el servicio al cliente.

Xertica proporcionó a la institución un ejecutivo asignado para brindar soporte en todo momento, y la plataforma de Yo Aprendo Apps de Xertica permitió a los colaboradores aprender Google Workspace a su ritmo, además de las capacitaciones del proyecto. En resumen, la habilitación de Google Workspace permitió al Instituto de la Función Registral del Estado de México mejorar su productividad, seguridad y eficiencia en el entorno empresarial.