El reto: operativos y administrativos bajo un mismo dominio

Durante años, en la etapa previa a la adopción de G Suite, los colaboradores de Librerías Gandhi contaban con la solución de Exchange y Open Exchange y el hosting de GoDaddy. Ciertamente, los miembros de la organización estaban acostumbrados al uso de Office y Outlook y se tenía un número de licencias específicas para poder operar la base de correos. Sin embargo, se tenían dos dominios: uno para personal operativo y otro para personal administrativo. Esto con la idea de proveer de distintos límites en la capacidad del buzón, según la naturaleza del colaborador (los administrativos accedían a mayor capacidad de almacenamiento en relación a los operativos, quienes se dedicaban principalmente a la atención en tiendas).

Esto trajo problemas de coordinación y poca transparencia y fluidez en la comunicación. Frases como “acuérdate que tiene otro dominio, no te equivoques con la dirección al mandarle el correo” eran usuales en Librerías Gandhi. Para hacer frente a ello, se acudió a Xertica para la migración e implementación de G Suite bajo un esquema mixto de licencias entre Basic y Business, pero con un dominio unificado y oficial para toda la organización.

“Se hizo una comparación donde validamos los diferentes beneficios que puedes obtener y con la posibilidad de ahorrar costos de licenciamiento (G Suite con un costo mucho menor). Adicional a una ventaja en costos, G Suite nos permitía integrar la operación a un solo dominio.”, menciona Julián López Carbonell, Director de TI en Librerías Gandhi.

Sumado a lo anterior, G Suite ayudó a Librerías Gandhi a superar deficiencias que se gestaban al trabajar con Exchange tales como límites más reducidos en cuestión de capacidad de almacenamiento, el manejo forzoso de dos dominios, así como una parte de administrativa bastante reducida en cuestión de revisión de correos (por ejemplo, si alguien de la corporación renunciaba, su historial de información requería ser respaldado físicamente para evitar su pérdida).


Transformando las dinámicas de trabajo

El área que mejor adoptó la solución fue el personal operativo en tiendas (que representa el 70% de los recursos humanos de la compañía), quien antes estuvo limitada por el uso de Open Office. Para la Gerencia Comercial, esta capacidad de establecer comunicación remota y compartir información representó ventajas en términos de reportes y acción ágil. Esto explica el porqué las tres herramientas mejor recibidas fueron Drive, Hangouts y Meet, según refiere Julián López. Por otro lado, con la nueva solución de Google, el área de TI de Librerías Gandhi cambió radicalmente la operación y absorbió el proceso de todas las herramientas.

A nivel de Drive, HO y Meet, el beneficio fue muy claro. “Previamente, usábamos una herramientas desfasada para comunicación instantánea. Fue así que HO y Meet fueron adoptados de manera total y libre de complicaciones.”, subraya Julián López. Para quienes tuvieron Open Office, la transición ha sido más natural aún.

En cuanto a la seguridad que ofrece Google Cloud, Julián López refiere: “No hemos encontrado ningún punto importante de debilidad. Estamos confiados en que estamos protegidos. Hoy por hoy, ante cualquier comunicación -a nivel de sistemas- nos damos cuenta de quién está compartiendo información, qué información está compartiendo, entre otras funcionalidades.”


Proveedores, colaboración y comunicación con G Suite hacia afuera

En Librerías Gandhi ya se ha establecido como estándar que, cuando entra un proveedor de TI, se le asigne una cuenta de correo para tener toda la comunicación, todos los archivos, todo protegido en el mismo entorno. Como enfatiza Julián López Carbonell: “Queremos que todos los archivos estén registrados y queden en nuestro dominio. Eso nos ha dado mucho mayor control con toda la información que se contribuye en los proyectos.”

Como parte de la expansión en sus operaciones y alcance, la compañía ha tenido proyectos con múltiples proveedores extranjeros. En ese sentido, Hangouts y Meet les facilita el proceso de comunicación. Como ejemplo, vale mencionar el proyecto de implementación de un punto de venta con una empresa canadiense. El proyecto se llevó en un 85% en remoto. Ellos también eran usuarios de G Suite, lo que agilizó el proyecto y se ahorraron costos asociados a viajes y viáticos. No obstante, cuando el proveedor no es usuario G Suite, se le asigna un dominio asociado al correo @gandhi.com.mx.

‍La migración duró un mes y medio. Se hizo un roll out de capacitaciones para los corporativos. El licenciamiento mixto consiste en 470 cuentas G Suite Basic y 100 G Suite Business. Hoy en día, la compañía ya cuenta con más de 11 equipos Chromebox para trabajar en un esquema completamente G Suite.