Antecedentes: primeros pasos hacia la nube

Como sucede con múltiples organizaciones, la historia de adopción de G Suite por parte del Ministerio de Vivienda se remonta a la necesidad de contar con un proveedor de correo que satisfaga estándares de usabilidad, capacidad y que esté albergado en la nube. En el año 2010, el Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento contaba con una solución de Outlook, sin embargo, por un tema de licenciamiento y de ahorro de costos, se migró a Zimbra. Frente a dicho cambio, el primer problema que asomó fue que, desde un punto de vista técnico, cuando surgían necesidades de soporte avanzado (volcar una base de datos, insuficiente espacio en el disco duro, hacer upgrade en el server o sistema operativo, entre otros), no existía ningún partner o personal capacitado a quién elevar un ticket.

Desde el punto de vista del usuario, el mismo problema que se tenía con Outlook, se heredó con Zimbra: espacio limitado de almacenamiento. En el Ministerio, se clasificaron dos tipos de usuario: común y VIP, con 1 GB y 3 GB de capacidad de almacenamiento en el correo. Ciertamente, eran espacios limitados. Cuando empezaron a asignarse mayores capacidades a ciertos usuarios VIP, el disco duro era el mismo y se empezó a consumir las capacidades de usuarios que no eran VIP. Adicionalmente, surgían frecuentemente dificultades como no contar con un certificado de seguridad ni con personal con el expertise para implementar técnicas de doble autenticación o manejo de sesiones.

Todas estas dificultades derivadas de tener un sistema on premise para el servicio de correo motivaron al Ministerio a pensar en la nube como una opción atractiva. Como refiere Rubén Alcalá, Director de la Oficina de Tecnología de la Información del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento: “Google en el tema de aplicaciones terceras le gana por bastante a la solución de Office 365: tú puedes puedes enlazar G Suite a otras aplicaciones terceras y las puede hacer convivir en un perfecto ecosistema. Otra ventaja es el almacenamiento infinito, lo que beneficia a las áreas de TI porque los sistemas web pueden subir sus archivos adjuntos a este almacenamiento y podíamos hacer experimentos con los file servers y subirlos a la nube”.


Una adopción ágil y transversal

En cuanto a la adopción, ésta no fue complicada en tanto, al haber muchos usuarios de Gmail en la organización, no se precisaba atravesar una larga curva de aprendizaje. Desde la fase inicial, el personal empezó a hacer uso de Calendar para agendar reuniones y Google Drive para el almacenamiento de archivos. Alcalá señala que, si bien el personal de menor edad (denominados usuarios avanzados) fue el que con mayor rapidez y facilidad adoptó la plataforma, muchos colaboradores que no habían tenido ninguna aproximación con la tecnología adoptar exitosamente las herramientas de G Suite: “Había un señor que, a sus 70 años, hacía la publicidad impresa, pero no había usado nunca ni Paint. Le daban el archivo en un USB y él iba a las imprentas para imprimir las gigantografías. Luego de las sesiones de entrenamiento lideradas por Xertica, aprendió a hacer páginas web con Google Sites”.

“Hemos ahorrado espacio de almacenamiento en los servidores porque cada vez más usuarios suben sus archivos a la nube. Nos hemos dado cuenta de que hoy en día la gente es más ordenada para convocar reuniones porque están utilizando el correo y Calendar en una buena sincronía. La gente está usando las notificaciones de los celulares para G Suite”, resalta Rubén Alcalá. Asimismo, agrega: “Se ha ahorrado en procedimientos de mantenimiento porque tenemos siempre el apoyo de Xertica y de Google. Contabilidad y Logística: les enseñamos Sheets. Las áreas legales se beneficiaron gracias al uso de Docs debido a que entre todos los abogados redactaban un mismo documento y no tenían que pasarse las versiones de uno a uno, sino que tenían el control de cambios en vivo”.


Teletrabajo y nube en tiempos del Covid-19

“Cuando ocurrió el Covid-19, los beneficios del uso de las herramientas de la plataforma de G Suite se hicieron cada vez más evidentes: efectivamente, ha facilitado el trabajo desde casa para todos los miembros del Ministerio”, resalta Rubén Alcalá. En el Perú, los rumores de una probable cuarentena obligatoria cobraron fuerza en segunda semana de marzo. Fue así que, anticipándose a la situación, se solicitó a los trabajadores del Ministerio de Vivienda que suban su información a la nube a través de Google Drive.

El proceso de habilitación en el uso de las herramientas de comunicación y comunicación que Xertica implementó en el Ministerio de Vivienda ha permitido a dicha entidad gubernamental optimizar todos los recursos de los que disponen desde sus casas: “Entre los empleados que han empezado a hacer home office, el 80% ya utiliza la nube de Google; el resto todavía se conecta de manera remota a través de Google Remote Desktop, quienes han ido migrando su información a la nube y almacenando en Drive”, acotó Alcalá.

El Ministerio de Vivienda, en la época previa a la cuarentena del Covid-19, manejaba un proyecto denominado “Salas Transparentes”: salas de reuniones con paredes transparentes de vidrio con cámaras que graban audio y video para evitar temas de corrupción. En respuesta a la actual contingencia y con el propósito de mantener dicha práctica, Alcalá da un ejemplo de cómo G Suite y, más específicamente, la herramienta Meet están facilitando la continuidad del trabajo: “Ahora que no nos podemos reunir dentro del Ministerio en nuestras salas transparentes, lo que se está haciendo es juntar a las personas de los gobiernos locales y regionales y a nuestros ingenieros en estas salas de Meet donde un integrante del área de Atención al Ciudadano o de Anticorrupción graba la sesión en Meet para que todo sea transparente. Esto lo transparentamos en un Calendar que se cuelga en la web del Ministerio de Vivienda”.

Finalmente, Rubén Alcalá concluye con su perspectiva sobre cómo cambiarán las dinámicas de trabajo en la era post coronavirus: “Hemos tenido que llegar a este punto para que algunas áreas y algunas empresas se den cuenta de que la parte tecnológica es crucial ante las crisis (no solo pandémicas, sino también de otros cortes). Estamos descubriendo que sí existen personas que pueden hacer igual o mejor su trabajo de manera remota. Esto va a llevar a que la ley del teletrabajo -que ya existe y está regulada- se comience a cumplir”. A esto agrega el cómo la adopción de teletrabajo traerá mejor calidad de vida y clima laboral: “Estos temas de la nube nos van a ahorrar espacio. Por ejemplo, van a haber menos almacenes de papel como consecuencia de digitalizar muchos más documentos. Así, tendremos más espacios para la gente: salas de maternidad, recreo y ocio, salas y auditorios más grandes. Estoy seguro de que el sector privado lo va a hacer, nosotros queremos que esto también se haga extenso en el sector público”.


Métricas de uso - Abril 2020

- 75.66% de adopción de Drive.
- 10,539 archivos compartidos con usuarios externos.
- 212,013 archivos compartidos con usuarios internos.
- 8,148 correos enviados desde Gmail.
- 35,925 correos recibidos en Gmail.
- 92,481 MB en archivos almacenados en Gmail.
- 93’,880,471 MB en archivos almacenados en Drive.
- 22,514,780 MB en archivos almacenados en Gmail.