XER-FIN-PT04 POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE XERTICA COLOMBIA SAS
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
XERTICA COLOMBIA SAS , sociedad legalmente constituida bajo las leyes colombianas, identificada respectivamente con el NIT. 901034978 – 2, con domicilio principal en la Carrera 11a N° 93-35 Piso 2, en la ciudad de Bogotá D.C, República de Colombia. Página web: https://www.xertica.com/ y teléfono 57 1 6228320 (en adelante XERTICA)
DESCRIPCIÓN GENERAL
XERTICA COLOMBIA SAS., de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2.012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2.013, el Decreto 886 de 2.014 y demás disposiciones complementarias, mediante el presente documento establece los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y de los Datos Personales de sus Clientes, y en general de cualquier tercero respecto del cual posea y/o administre datos personales que se encuentren incluidos y/o registrados en las bases de datos de XERTICA COLOMBIA SAS (En adelante “El Responsable”).
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este manual se aplicará a toda la información de carácter personal registrada en las bases de datos de XERTICA COLOMBIA SAS., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores y/o terceros de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2.012, el Decreto 1377 de 2.013 y el Decreto 886 de 2.014.
DEFINICIONES
Para dar aplicación a lo dispuesto en la presente Política, se entiende por:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada XERTICA o cualquier tercero designado por éste último para los efectos, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c. Cookie: Archivo de datos que se almacena en el disco duro del equipo de cómputo o del dispositivo de comunicaciones electrónicas de un usuario al navegar en un sitio de internet específico, el cual permite intercambiar información de estado entre dicho sitio y el navegador del usuario. La información de estado puede revelar medios de identificación de sesión, autenticación o preferencias del usuario, así como cualquier dato almacenado por el navegador respecto al sitio de internet; una Cookie no puede leer los datos o información del disco duro del Usuario ni leer las Cookies creadas por otros sitios y/o páginas.
d. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Para efectos de XERTICA., serán datos personales entre otros los siguientes: nombre, apellidos, edad, sexo, estado civil, correo electrónico, dirección de correspondencia, fecha de nacimiento y profesión.
e. Dato Sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
f. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
g. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
h. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
i. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
PRINCIPIOS
XERTICA definirá su política de tratamiento de datos personales teniendo en cuenta los siguientes principios:
a. Principio de Finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política de Colombia y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
b. Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
c. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
d. Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
e. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley;
f. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
g. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades expresamente autorizadas en la Ley.
CIRCULACIÓN DE INFORMACIÓN
La Datos Personales recolectada o suministrada de conformidad con lo dispuesto en la ley de los Titulares que haga parte del banco de datos de XERTICA, podrá ser entregada de manera verbal, escrita, o puesta a disposición de las siguientes personas y en los siguientes términos:
a. A los Titulares, a las personas debidamente autorizadas, previo cumplimiento del procedimiento de consulta previsto en la ley.
b. A cualquier autoridad judicial, previa orden judicial.
c. A las entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones.
d. A los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa, cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso.
e. A otros operadores de datos, cuando se cuente con autorización del titular, o cuando sin ser necesaria la autorización del titular el banco de datos de destino tenga la misma finalidad o una finalidad que comprenda la que tiene el operador que entrega los datos. Si el receptor de la información fuere un banco de datos extranjero, la entrega sin autorización del titular sólo podrá realizarse dejando constancia escrita de la entrega de la información y previa verificación por parte del operador de que las leyes del país respectivo o el receptor otorgan garantías suficientes para la protección de los derechos del titular.
ÁMBITO DE APLICACIÓN Y USOS DE LA INFORMACIÓN SEGÚN LA CALIDAD QUE SE OSTENTE
CLIENTES:
Teniendo en cuenta que la relación con los clientes tiene una naturaleza eminentemente comercial, XERTICA entenderá que cualquier dato de contacto que recopile en este contexto, es de naturaleza pública por tratarse de datos usados por las personas en calidad de comerciantes. Asimismo, XERTICAentenderá que la entrega de cualquier dato de contacto por parte cualquiera de sus clientes ha sido previamente autorizada a éstos por su titular.
A continuación, se determinan aquellos usos que Nosotros le daremos a su Datos Personales, los cuales Usted expresamente autoriza al inscribirse en nuestras Bases de Datos y suministrarnos su Datos Personales.
a. Mantener controles estadísticos y administrativos.
b. Almacenar y clasificar la información suministrada por los Titulares para su fácil identificación.
c. Consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituidas, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral su comportamiento comercial, incluidas las consultas en las centrales de riesgo, las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.
d. Analizar, procesar, evaluar y comparar la información suministrada por los Titulares.
e. Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas.
f. Emisión de certificaciones relativas a la relación entre el Titular del dato y XERTICA.
g. Pagos de honorarios y control de los impuestos relacionados con la relación contractual existente.
h. Dar cumplimiento a todas las obligaciones derivadas de la relación contractual con los Titulares, si llegara a existir.
i. Disponer de los Datos Personales suministrados al momento de suscribir el contrato con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del mismo.
j. Llevar a cabo los procesos de facturación, cartera, cobranza y pagos por los productos y servicios que hayan sido prestados por XERTICA y para el envío de las facturas ya sea de forma electrónica, física o por cualquier medio pactado.
k. Darle Tratamiento a la información en medios físicos y digitales, asegurando el correcto registro y la utilización de las páginas web de XERTICA, así como de las aplicaciones desarrolladas por XERTICA y las empresas vinculadas, tanto a nivel nacional como internacional.
l. Demás comunicaciones y actividades relacionadas con el objeto social de XERTICA.
m. Prevenir y detectar el fraude, así como otras actividades ilegales.
n. Utilización de Datos Personales por parte de Nosotros y/o terceros subcontratados para tales efectos, con ocasión y para el desarrollo de nuestro objeto social.
RECURSOS HUMANOS:
XERTICA da tratamiento a la Datos Personales de candidatos, terceros vinculados para prestación de servicios, trabajadores y sus grupos familiares y trabajadores retirados:
a. Candidato: Es cualquier persona natural que manifiesta, por sí mismo o a través de un tercero, por cualquiera de los medios físicos o electrónicos conocidos o por conocerse, su interés de participar en procesos de selección realizados por XERTICA. La remisión de su Datos Personales, la cual puede incluir, entre otros: (i) datos de contacto; (ii) datos socioeconómicos; (iii) historial académico; (iv) trayectoria laboral; y, (v) datos de terceros; implica, por sí misma, la autorización inequívoca a XERTICA para realizar el tratamiento de sus datos personales de conformidad con la presente Política de Privacidad.
Al aceptar esta Política de Privacidad, el Candidato, como Titular de la información, autoriza que XERTICA y los terceros que XERTICA designe, realicen el Tratamiento de sus Datos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades en ella descritas y, especialmente, para:
i) El envío de correos electrónicos, información relacionada con procesos de selección, administración de las vacantes disponibles en XERTICA, procesos de contratación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa o indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones relativas con la administración de Recursos Humanos.
ii) Procesos de verificación de identidad del Candidato y consulta de la veracidad de la información, referencias personales y/o laborales, antecedentes disciplinarios y/o judiciales o aquellos relacionados con listas restrictivas de riesgos, prevención de lavado de activos, corrupción y financiación del terrorismo.
iii) Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, mientras la información se conserve en la Base de Datos.
b. Tercero vinculado para prestación de servicios: Es la persona natural que presta sus servicios o apoya la ejecución de algunos procesos de XERTICA a través de contratos no laborales o, que se encuentra al servicio de algún contratista o proveedor de bienes y servicios, bien sea persona natural o jurídica, que tiene celebrado un contrato civil o comercial con XERTICA, y que en razón de cualquiera de estos contratos cumple tareas o funciones de apoyo operativo, técnico, administrativo o comercial (en adelante, “Tercero Vinculado”). Los datos personales de los Terceros Vinculados pueden ser obtenidos directamente de éstos o a través de otra persona natural o jurídica que, en todo caso, cuenta con la autorización expresa del Tercero Vinculado. La remisión de la Datos Personales del Tercero Vinculado, la cual puede incluir, entre otros: (i) datos de contacto; (ii) datos socioeconómicos; (iii) historial académico; (iv) trayectoria laboral; y, (v) datos de otras personas naturales; implica, por sí misma, la autorización inequívoca a XERTICA para realizar el tratamiento de sus datos personales de conformidad con la presente Política de Privacidad.
Al aceptar esta Política de Privacidad, el Tercero Vinculado, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que XERTICA o los terceros determinados por éste, realicen el Tratamiento de la Datos Personales, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades en ella descritas y, especialmente, para:
i) Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de la administración de Recursos Humanos, así como cualquier tipo de información relacionada directa e indirectamente con la ejecución de sus funciones en favor de XERTICA.
ii) Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
iii) Contactar al Titular para que participe en nuevas obras producidas por XERTICA y/o sus clientes.
iv) Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales en calidad de contratante.
c. Trabajador: Es la persona natural vinculada con XERTICA a través de un contrato de trabajo. Los datos personales de los trabajadores pueden ser obtenidos directamente de éstos o a través de otra persona natural o jurídica que, en todo caso, cuenta con la autorización expresa del Trabajador. La remisión de la Datos Personales del Trabajador, la cual puede incluir, entre otros: (i) datos de contacto; (ii) datos socioeconómicos; (iii) historial académico; (iv) trayectoria laboral; (v) datos financieros y, (vi) datos familiares, que eventualmente puede contener datos de menores de edad; implica, por sí misma, la autorización inequívoca a XERTICA para realizar el tratamiento de sus datos personales de conformidad con la presente Política de Privacidad.
Al aceptar esta Política de Privacidad, el Trabajador, actuando en calidad de Titular de la información, autoriza expresamente que XERTICA o los terceros determinados por éste, realicen el Tratamiento de la Datos Personales, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia a terceros en los términos de la presente Política de Privacidad, para las finalidades en ella descritas y, especialmente, para:
i) Enviar información relacionada con los procesos y procedimientos propios de la administración de Recursos Humanos, tales como: desprendibles de nómina, beneficios derivados del contrato de trabajo, solicitud de información relevante para XERTICA, certificados de retención en la fuente, solicitud de actualización de datos, información de interés, solicitud de documentos, programación de turnos de trabajo, circulares, políticas, manuales, cursos de capacitación y formación, convenios corporativos, beneficios especiales para trabajadores y sus familias, confirmación y/o cualquier otro tipo de información relacionada directa e indirectamente con el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la existencia del contrato de trabajo.
ii) Verificar la veracidad de la información suministrada, consultar referencias personales y/o laborales, así como consultar en los portales oficiales los antecedentes disciplinarios y/o judiciales.
iii) Consultar y actualizar la información y los datos personales, en cualquier tiempo, con el fin de mantener actualizada dicha información.
iv) Dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales en calidad de empleador.
Trabajador Retirado: Es la persona natural que tuvo un vínculo laboral con XERTICA, la cual terminó por cualquiera de las causas legales establecidas en la ley laboral. El tratamiento de los datos y la Datos Personales de los Trabajadores Retirados está exento de autorización por constituir una obligación legal de las empresas en virtud del Artículo 2.2.44.6.13 del Decreto 1072 de 2015; lo cual no obsta para que su tratamiento se ciña a los principios de la normativa colombiana de protección de datos personales.
En virtud de lo anterior, los datos de los Trabajadores Retirados serán tratados únicamente para las finalidades indicadas en el Decreto 1072 de 2015 o cualquier norma que la modifique o adicione, y por el término allí establecido.
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO Y DE LA RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
La finalidad para la cual XERTICA., recolecta, almacena, usa, depura, analiza, circula, transmite o transfiere directa o indirectamente datos personales del Titular, tales como pero sin limitarse a: nombre, apellidos, edad, sexo, estado civil, correo electrónico, dirección de correspondencia, fecha de nacimiento y profesión, para el adecuado desarrollo de su objeto social, incluida la utilización de los datos para la implementación de una estrategia global de marketing destinada a actos de promoción y publicidad de nuestros productos y/o servicios, invitaciones, noticias, comunicados de prensa, artículos, relaciones comerciales y/o jurídicas, pagos y/o facturación, y en general para la actualización de datos y demás actividades de mercadeo y administración necesarias para el cabal desarrollo de nuestro objeto social y entre otras las finalidades que se relacionan a continuación:
a. Utilización de la información para la debida prestación de los servicios desarrollados dentro de su objeto social, ofrecimiento, cotización, negociación, celebración, ejecución, gestión integral de contratos;
b. Transferencia y transmisión de datos personales para la celebración, modificación y/o renovación de los contratos, trámites de solicitud, liquidación, solicitud de contrato. En este caso XERTICA, tomará las medidas necesarias para que los receptores de los datos cumplan con el manual de políticas y procedimientos para el tratamiento de información de XERTICA;
c. Evaluación de todas aquellas cotizaciones, contrataciones o prestaciones de servicios en los cuales XERTICA tenga una relación económica;
d. Con fines de mercadotecnia, publicidad o prospección comercial para ofrecerle otros de nuestros productos, servicios, promociones y para el caso de clientes;
e. Fines comerciales, información acerca de las innovaciones efectuadas en los productos y servicios de XERTICA, así como otros servicios inherentes, complementarios a la actividad principal, con el fin de profundizar y/o ampliar su portafolio actual de productos y/o servicios;
f. Intercambio o remisión de información en virtud de tratados o acuerdos internacionales, e intergubernamentales suscritos por Colombia;
g. Elaboración de reportes a las Superintendencias y/o demás entidades gubernamentales por el incumplimiento de las obligaciones comerciales derivadas de los contratos celebrados;
h. Contacto para realizar la vinculación como Accionista, Miembro de Junta Directiva, Directivo, Empleado, Contratista, Cliente, y en general de cualquier tercero;
i. La ejecución, cumplimiento, desarrollo y/o liquidación de los contratos que desarrollo en el ejercicio de su objeto social;
j. Transferir y almacenar información a otros países diferentes a Colombia y, en general, a cualquier otro país en que se encuentren establecidas oficinas de XERTICA, y/o sus matrices, filiales y/o subordinadas.
Los datos personales que sean suministrados por El Titular serán tratados y utilizados solamente para las finalidades aquí previstas, y por tanto, XERTICA, no procederá a vender, licenciar o divulgar los mismos, salvo las excepciones consagradas en la Ley. De igual modo, la información suministrada por El Titular podrá ser compartida con agencias, encargados de la información, proveedores de servicios y terceros en general que presten servicios a XERTICA, o a terceros en nuestro nombre.
XERTICA, garantiza que los mecanismos a través de los cuales hace uso de los datos personales son seguros y confidenciales, ya que cuentan con mecanismos de seguridad informática y los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas.
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE COOKIES
El Responsable utiliza cookies en sus sitios Web para grabar la información de la sesión, tales como cotización o información específica sobre qué páginas visitó el usuario, pero dicha información es utilizada sobre una base anónima y agregada de tal manera que no podrá ser identificado en ella.
Los sitios pueden permitir emitir publicidad o la ejecución de funciones de terceros que envían "cookies" al equipo de cómputo de los usuarios. Mediante el uso de estas "cookies" no se identifica personalmente a los usuarios, únicamente a su equipo de cómputo.
XERTICA usa cookies para varios propósitos, aquí mencionados:
a. Almacenamiento de sus preferencias y configuración. Usamos cookies para almacenar sus preferencias y configuración en el dispositivo y para mejorar sus experiencias..
b. Almacenamiento de la información que facilita a los sitios web. Usamos cookies para recordar la información que haya compartido.
c. Análisis. Recopilación de datos de uso y rendimiento.
Los usuarios podrán cambiar sus opciones a través de sus equipos de cómputo y/o navegador de Internet para dejar de aceptar "cookies" o bien confirmar si las permiten o rechazan. Sin embargo, si desactiva las “cookies” puede ocasionar, no tener acceso a algunas de las funciones personalizadas de nuestro Sitio Web.
AUTORIZACIÓN
La recolección, almacenamiento, el uso, depuración, análisis, circulación, transmisión o transferencia, circulación o supresión de Datos Personales por parte de XERTICA, requiere siempre del consentimiento previo, expreso e informado del Titular de aquellos.
En cumplimiento de la legislación vigente, XERTICA, ha dispuesto los siguientes mecanismos para obtener la autorización o ratificación por parte de los Titulares de Datos Personales:
a. La Autorización debe constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. Para los efectos se ha definido el envío de correos electrónicos y/o el diligenciamiento de formularios en las oficinas.
b. En el documento de Autorización debe constar expresamente que el Titular de los datos personales conoce y acepta que XERTICA, recolectará, almacenará, usará, depurará, analizará, circulará, transmitirá, transferirá, actualizará o suprimirá en los términos de Ley, la información para los fines que al efecto le informe de manera previa al otorgamiento de la autorización.
c. En la autorización solicitada por XERTICA, se establecerá como mínimo: (i) La identificación completa de la persona de quien se recopilan Datos Personales; ii) la finalidad del Tratamiento de los Datos Personales, y; (iii) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los Datos Personales suministrados por el Titular de los mismos.
d. Se adjunta como Anexo 1 el formato físico y escrito de Autorización que estará a disposición en las oficinas principales de XERTICA.
e. Será responsabilidad del Departamento de Servicio al Cliente adoptar las medidas necesarias para mantener registros de cuándo y cómo se obtuvo autorización por parte de los Titulares.
f. Los Titulares de Datos Personales podrán solicitar en cualquier momento y sin limitación de ninguna índole, la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.
g. Para los datos recolectados antes de la expedición del Decreto 1377 de 2013, es decir el 27 de junio de 2013 se procederá así:
i) Se enviará un correo electrónico a todas las personas respecto de las cuales XERTICA, posea Datos Personales informándoles acerca de la implementación de la Política de Tratamiento de Datos Personales XERTICA, y el modo de ejercer sus derechos.
ii) En dicho correo electrónico se incluirá el Aviso de Privacidad a que hace referencia el Anexo 2 del presente Manual. Dicho aviso incluirá como mínimo: i) Nombre o razón social y datos de contacto de XERTICA; ii) El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo; iii) Los derechos que le asisten al Titular, y; iv) Los mecanismos de acceso por los cuales Los Titulares pueden acceder a los datos registrados en la base de datos de XERTICA, en los cuales se dará a conocer la Política de Tratamiento de Datos Personales de XERTICA, y los cambios sustanciales que se produzcan a la misma.
iii) Si en el término de treinta (30) días hábiles, contados a partir de la fecha de envío de la comunicación a que hace referencia el literal a) anterior, el Titular no ha dado respuesta o no se ha contactado por cualquier medio con XERTICA, para solicitar la supresión de sus datos personales, se podrá continuar realizando el Tratamiento de los datos. Se adjunta como Anexo 3 el formato de correo electrónico que se debe enviar a cada uno de los Titulares respecto de los cuales XERTICA, posea información antes de la entrada en vigencia de la presente política.
iv) De igual forma y para garantizar que el Aviso de Privacidad llegue a todos los Clientes y terceros que puedan tener relaciones comerciales con XERTICA, se publicará durante un lapso no inferior a ocho (8) días calendario en la página web: https://www.xertica.com/
PARÁGRAFO: Será obligación de XERTICA, y en particular del área de Servicio al Cliente llevar registro y tener soporte de todas las autorizaciones emitidas por el Titular o en su defecto del envío de la comunicación a que hace referencia el literal c) del presente artículo. Todos los soportes deberán estar disponibles en todo momento mientras se lleve a cabo el Tratamiento de Datos Personales y cinco años más. Para el almacenamiento XERTICA, podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
El titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a XERTICA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b. Solicitar cuando proceda prueba de la autorización otorgada a XERTICA;
c. Ser informado por XERTICA, o el Encargado del Tratamiento, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2.012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2.013 y el Decreto 886 de 2.014, previo agotamiento del procedimiento de reclamaciones establecido en la Política de Tratamiento de Datos Personales;
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. De igual forma, la revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que los Responsables o Encargados han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento.
DEBERES DE XERTICA
En calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, XERTICA, y sus trabajadores se comprometen a cumplir con los siguientes deberes:
a. Garantizar al Titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Conservar copia de la comunicación y de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e. En caso de compartir y/o actualizar la información con algún Encargado del Tratamiento, garantizar que la autorización dada por el Titular sea suficiente y que la información misma sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f. Rectificar la información cuando sea incorrecta;
g. Tramitar las consultas y reclamos formulados por el Titular en los términos del presente Manual y la Política de Tratamiento de Datos Personales XERTICA.
h. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
i. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
j. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio;
k. Cumplir con las demás disposiciones contenidas en la Ley y en los decretos reglamentarios;
l. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando corresponda;
m. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
n. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
o. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
p. Informar a través de la página web institucional de XERTICA, los nuevos mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan efectivos sus derechos, así como cualquier modificación a la Política de Tratamiento de Datos Personales;
q. En cumplimiento a la prohibición expresa contenida en el artículo 12 del Decreto 1377 de 2.013, XERTICA, se abstiene de recolectar datos personales de niños, niñas y adolescentes en sus bases de datos.
ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS (PQR)
El Titular, su representante o causahabiente podrá presentar en cualquier momento consultas, peticiones y/o reclamos ante XERTICA, para conocer, actualizar, rectificar, solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización.
Por esta razón, es responsabilidad de todo el equipo de trabajadores directos e indirectos de XERTICA, sin excepción, cumplir con la Política de Tratamiento de la Información, y en especial con la debida atención de las peticiones, quejas y reclamos que el Titular presente ante la compañía por este concepto.
Para ejercer sus derechos, el Titular o quien actúe en su nombre y representación, podrá presentar sus peticiones, quejas y/o reclamos ante XERTICA, por los siguientes medios:
i) Por correo electrónico a: info@xertica.com
ii) Teléfono: 57 1 6228320
iii) Comunicación escrita radicada en nuestras oficinas ubicadas en la Carrera 11a N° 93-35 Piso 2, de la ciudad de Bogotá D.C.
El área responsable del manejo y tratamiento de la bases de datos, según el caso, será siempre el responsable de Servicio al Cliente, quien estará encargado de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el Titular en ejercicio de sus derechos
La atención de una consulta, petición, queja o reclamo (PQR), recibida por escrito, correo electrónico, vía telefónica o verbalmente, se tramitará de acuerdo al siguiente procedimiento:
a. CONSULTA: Cuando la pretensión principal sea una consulta, es decir, se consulte la Datos Personales de El Titular que repose en la base de datos de XERTICA., el procedimiento será el aquí establecido:
La consulta se formulará mediante el diligenciamiento de los formatos de PQR XERTICA., o al correo electrónico: info@xertica.com
Una vez recibido la consulta se deberá dar respuesta a El Titular, cualquiera que ella sea, dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará a El Titular, expresando los motivos de la demora e indicando la fecha en la que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b. RECLAMO: Cuando la pretensión principal sea un reclamo, es decir, cuando El Titular considere que la información contenida en la base de datos de XERTICA, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2.013 y el Decreto 886 de 2.014, por parte de XERTICA, el procedimiento será el aquí establecido:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable o Encargado de la Información, con el número de identificación de El Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que considere necesarios.
- Si el reclamo se encuentra incompleto, se requerirá a El Titular o quien hiciera sus veces dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo del reclamo a fin que subsane los errores.
- Si pasados dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación, El Titular o quien hiciere sus veces no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- Una vez se reciba un reclamo con el lleno de los requisitos, se deberá incluir el mismo en las bases de datos en un término no mayor a dos (2) días hábiles identificándolo con una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- Si pasados dos (2) meses desde la fecha del requerimiento de subsanación, El Titular o quien hiciere sus veces no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de este término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término.
- En caso que XERTICA, reciba un reclamo y no sea competente para resolverlo, dará traslado, en la medida de lo posible, a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES
De acuerdo a lo establecido en el punto anterior, XERTICA, rectificará, actualizará o suprimirá a solicitud del Titular, cualquier tipo de información, según el procedimiento y los términos señalados en el artículo anterior. Tratándose de rectificación y/o actualización, las correcciones propuestas deberán estar debidamente fundamentadas.
PARÁGRAFO: El Titular de la información en todo momento tendrá derecho a solicitar la eliminación total o parcial de sus Datos Personales y para ello se seguirá el procedimiento establecido en el punto 11 anterior. XERTICA., sólo podrá negar la eliminación cuando: i) El Titular tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos; ii) La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso, y; iii) En los demás casos contemplados en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2.012, cuando sea procedente.
MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
XERTICA., adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente.
DESIGNACIÓN
XERTICA., designa al área de SERVICIO AL CLIENTE o quien haga sus veces, para cumplir con la función de protección de Datos Personales, así como para dar trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la ley 1581 de 2.012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2.013, el Decreto 886 de 2.014 y la Política de Tratamiento de Datos Personales XERTICA.
VIGENCIA
La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales XERTICA, estará vigente por un término igual al estatutariamente establecido para la duración de la sociedad o sus prórrogas. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
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