Xertica

Gobernación del Valle del Cauca

potenciando procesos con Google Workspace

La Gobernación del Valle del Cauca, de la República de Colombia, tiene como finalidad
garantizar el bienestar de la comunidad, promover la prosperidad general y el desarrollo integral de los habitantes del Valle del Cauca así como preservar sus valores, buscar el desarrollo del territorio y satisfacer las necesidades socioeconómicas que garanticen el mejoramiento de la calidad de vida de su población. 


De Microsoft Exchange a Google Workspace


Con 2100 usuarios, la Gobernación del Valle del Cauca utilizaba la plataforma Microsoft Exchange, un servicio de correo electrónico On-Premise que no sólo generaba aumento de cargas operativas para el equipo de TI, sino que además presentaban dificultades adicionales, al ser el correo electrónico un canal crítico para la atención al ciudadano.


A causa de la plataforma que tenían, la entidad se encontraba limitada por el crecimiento de sus buzones y por no contar con un DRP. Además, presentaba retrasos en la recepción de correos, lo que evitaba responder oportunamente a los requerimientos y demandas de la entidad. 


Metodología desarrollada


Xertica propuso un proceso de modernización para migrar a Google Workspace y mejorar su capacidad de almacenamiento, facilitando la administración de la plataforma. De esta manera la Gobernación del Valle del Cauca pudo incrementar su ecosistema tecnológico con una solución integral respaldada en la nube de Google.


Se utilizó la metodología de 3 fases propuesta por Google, realizando un proceso de gestión del cambio con acompañamiento presencial y virtual durante la salida en vivo además de refuerzos posteriores a la implementación.


Ventajas de la transformación


Xertica y Google Workspace le otorgaron a la Gobernación del Valle del Cauca mucho más que capacidad en sus correos electrónicos. Le permitieron eliminar los problemas de gestión de espacio de la plataforma anterior junto con el acceso a otras herramientas como Google Data Studio, Google Drive y la ofimática de Google. 


Para lograr este éxito, Xertica realizó: 

  • 42 sesiones de entrenamiento de las diferentes herramientas abarcando aproximadamente 1000 usuarios.

  • 2 jornadas de acompañamiento en las instalaciones de la Gobernación apoyando el primer ingreso y resolviendo dudas de las herramientas.

  • Migración de 1335 buzones desde la plataforma anterior hacia Google Workspace.

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