La automatización debe ser tu nuevo mejor amigo. Cada año, nuevos desarrollos tecnológicos nos permiten automatizar un mayor número de procesos y tareas, desbloqueando oportunidades para mejorar la eficiencia y colaboración. Para Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES), la automatización de procesos ofrece un alto retorno de la inversión y, a menudo, es esencial para potenciar el crecimiento.   

Salesforce Essentials es un CRM diseñado para Pequeñas y Medianas Empresas. Este programa te ayuda a vender de manera más inteligente y también te ayuda a proporcionar un servicio al cliente de alta calidad. Además, conforme crece tu empresa, Salesforce Essentials escala junto a ti. A continuación te compartimos un resumen de cinco procesos que puedes automatizar con Salesforce Essentials en menos de una semana.

1. Agendar reuniones

Agendar reuniones a través de correo electrónico puede ser complicado. A menudo, mientras uno espera a que un colega o un cliente acepte la invitación a una reunión, alguien más te agenda durante ese mismo intervalo de tiempo. Salesforce Inbox te ahorra este dolor de cabeza. 

Así es cómo puedes hacer de las agendas manuales una cosa del pasado:

  1. Descarga y habilita Salesforce Inbox en tu cuenta de  Gmail o Outlook.
  2. Empieza escribiendo un correo electrónico desde tu bandeja de entrada.
  3. Abre tu calendario, selecciona los horarios que funcionan para ti, y agregalos a tu correo.
  1. Envía el correo.
  2. Cuando el destinatario reciba tu correo, él será capaz de escoger cuál de tus intervalos de tiempo funciona mejor dado su horario. Una vez que esta reunión este agendada, ese intervalo de tiempo se bloqueará en tu calendario.

Si tu calendario se satura antes de que el destinatario haya leído tu correo, no te preocupes – el calendario es dinámico y actualizará tu disponibilidad en tiempo real. ¡Se acabaron los apuros de tener dos reuniones a la misma hora!

2. Compartir información de tu calendario y tus correos electrónicos

Tienes una reunión con un cliente potencial. Lo primero que haces tú y tus colegas antes de reunirte con el prospecto es revisar en sus bandejas de entrada revisando cualquier contacto que hayan tenido con esa persona. Este proceso también puede ser automatizado con Salesforce Essentials. Einstein Activity Capture automáticamente crea un archivo con todos los datos de clientes potenciales, y automáticamente continúa llenando ese archivo con información recopilada de cada correo electrónico que tu compañía haya recibido de ese contacto. 

El activar Einstein Activity Capture es simple: 

    1. En el home screen de Salesforce, clickea “Comenzar a usar la bandeja de entrada.”
    2. Sigue las instrucciones para conectar tu cuenta de correo de Gmail o Microsoft con Salesforce.

¡Listo! Ahora, tus correos electrónicos importantes y las actividades en tu calendario de los últimos seis meses automáticamente serán añadidos a las actividades de tu organización en Salesforce.

3. Enviar correos electrónicos a listas de distribución

Integra Salesfoce Inbox con tu cuenta de Gmail, y verás como la Lista de Correos  de Salesforce cambia las operaciones de tu negocio:

    1. Asegúrate que hayas creado una lista de Contactos o de Clientes potenciales y una plantilla en Salesforce.
    2. Añade la lista que quieres usar, y selecciona a los clientes potenciales a los que quieres llegar.
    3. Crea una lista de correos usando la plantilla previamente creada.
    4. Revisa la presentación y envía el correo electrónico.

Con Salesforce Essentials puedes configurar múltiples listas de distribución clonando tu lista de potenciales clientes y usando filtros con objetivos específicos como localización, edad, género, etc.

Como se mencionó en el tip #1, tu puedes combinar la Lista de Correos de Salesforce con tu Calendario para completamente automatizar el agendamiento de siguientes llamadas.

4. Enrutamiento del servicio al cliente

La tecnología de servicio al cliente de Salesforce Essentials puede automatizar la ruta de servicio al cliente ayudando a que  cada cliente sea atendido por el agente de ventas mejor preparado para su caso particular. 

El establecer una ruta de servicio al cliente es simple. Primero, asegúrate de que Omni-Channel esté activado en (1) Configuración de Omni-Channel y en (2) la Consola de Servicios. Desde ahí podrás configurar  los pasos de la ruta de servicio al cliente:

    1. Crea una lista de espera y dale un nombre. Por ejemplo: Casos de Alta Prioridad.
    2. En el campo de “Nombre de Agentes,” pon un nombre al grupo. Por ejemplo: Agentes de 1er Nivel .
    3. Añade a tus agentes a la lista de espera.. Ingresa los nombres de los agentes para configurar los permisos.

¡Boom! Has creado una lista de espera. A continuación prioriza el trabajo de tu empresa de la siguiente manera: 

  1. Crea una configuración de la ruta del cliente ajustando las prioridades que determinan el orden de trabajo. Puedes hacer estos cambios en los ajustes de servicio Omni-Channel.

La última pieza consiste en ajustar la carga de trabajo:

  1. En “Tamaño del Elemento”, ajusta la cantidad de clientes de acuerdo a la capacidad de tus agentes de ventas.
  2. En “Capacidad de Agentes”, ajusta la capacidad total de agentes. Por ejemplo: 20.

Y ya está. Haz click en “Siguiente” y en “Finalizar,” y habrás creado una cola de procesos basada en la ruta de servicio a cliente.

5. Y muchos procesos más (¡Macros!)

Los procesos Macros te permite personalizar la automatización de una variedad de procesos. Con Macros puedes tomar una serie de actividades y convertirlas en un proceso automatizado con tan solo un click en Salesforce. Por ejemplo, los clientes olvidan las contraseñas todo el tiempo. Tu puedes ajustar un Macro para (a) automatizar la respuesta a tus clientes con un link de contraseña de reinicio (b) el desvío de la ruta de procesos del cliente, y (c) cerrar el caso. ¡Es sencillo!

  1. Haz click en Macros.
  2. Pulsa el signo de suma, dale un nombre a tu proceso macro y una descripción. Clickea en editar instrucciones.
  3. Construye un Macro haciendo exactamente lo que harías para manejar el siguiente caso: Empieza con la respuesta de un cliente, actualiza el atributo del caso, ajusta el Estado del caso , y ajusta la Prioridad del Caso.
  4. Clickea guardar.

Para PyMes, con pequeños equipos y múltiples roles de trabajo, el utilizar automatizaciones inteligentes y rápidas es como añadir un par de manos extras al equipo. Las cinco automatizaciones que nos compartió Salesforce, y que hemos cubierto en este artículo son excelentes maneras de empezar la automatización de tu negocio, y estás son solo el inicio de todo lo que es posible  con Salesforce Essentials. Si quieres comenzar a automatizar procesos con Salesforce, contáctanos. Nosotros seremos tu aliado en el proceso de transformación digital.

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